1.3 Korist od ABC sertifikata

ABC Sertifikat poseta je pun korisnih podataka za izlagače i organizatore izložbi. Za izlagače daje tačne i upoređujući podatke koji se mogu koristiti pri donošenju poslovnih odluka. Za organizatore izložbi je efikasan argument pri prodaji kako bi privukao izlagače i sponzore. Takođe pokazuje želju da organizatora da otvoreno posluje.  

2. ABC SERTIFIKATI

2.1 UVOD

Za svaki događaj registrovan pri ABC, organizator mora popuniti sertifikat za svaki pojedinačni događaj. Pun naziv je Standardni sertifikat posete.

2.2 STANDARDNI SERTIFIKAT POSETE

Standardni sertifikat posete daje podatak o ukupnom broju posetilaca izložbe/događaja sa sledećim podacima:

• Naziv izložbe/događaja
• Datum
• Mesto
• Godina osnivanja izložbe/događaja
• Datum sledeće izložbe
• Mesto sledeće izložbe
• Broj iskorišćenih štandova
• Broj izlagača
• Izjave izlagača o ciljnoj grupi posetilaca/ glavnim proizvodima i uslugama koje su dostupne na izložbi/događaju.

2.2.1 STANDARDNI SERTIFIKAT POSETE/događaji na kojima posetioci sede

Sertifikat je isti kao prethodni sa izuzetkom:
• Broj štandova nije oditovan niti prikazan u sertifikatu.

2.2.2 STANDARDNI SERTIFIKAT POSETE/ zajedničke izložbe

Sertifikat pokazuje grupnu posetu za dve ili više izložbe, koje nisu fizički odvojene ili nemaju kontrolne punktove između izložbi. Sertifikat će spomenuti pojedinačno svaku izložbu. Ako postoje kontrolni punktovi pojedinačni sertifikati se mogu izdati.

Događaji definisani kao zajedničke izložbe 

Kada se navodi broj posetilaca za zajedničke izložbe, nazivi izložbi moraju da se spominju pored broja posetilaca. Organizatori su u obavezi da spominju sve izložbe koje su održane bez favorizovanja jedne od izložbi.

 3. ABC PRIJAVA, VERIFIKACIJA I ODIT

3.1 UVOD

ABC će se truditi da objavi tačan broj posetilaca što pre po završetku izložbe. Podatke o broju posetilaca popunjava organizator u Standardnom sertifikatu posete. Broj posetilaca na izložbi se potvrđuje verifikacijom individualnih posetilaca, odit bi trebao da se sprovede odmah po završetku izložbe. Najkasnije dopušteno vreme za odit je do šest meseci od izložbe/događaja. Po obavljenom oditu se izdaje ABC Sertifikat koji potvrđuje podatke iz Standardnog sertifikata posete.
Svi izdati sertifikati su objavljeni na sajtu ABC i u pdf fajlu.

3.2 REGISTROVANJE IZLOŽBE

• Izložbe se moraju registrovati za odit pre početka termina za koji je zakazana izložba.
• ABC preporučuje da se izložba registruje šest meseci unapred, što omogućava organizatoru da uskladi dokumentaciju po pravilima ABC.
• Ako postoji više od jedne izložbe u toku godine, organizator je dužan da registruje svaku izložbu posebno.
• Po registrovanju izložbe, organizator je započeo pripremu za odit. Odit može biti otkazan u ovom periodu. Ako na posećenost izložbi utiče situacija van kontrole organizatora, tada organizator može da uključi izjavu objašnjavajuči razloge koji su uticali na broj posetilaca. Izjava mora pre toga da bude prihvaćena od strane ABC.
• Organizator mora da obavesti ABC o bilo kakvim promenama termina za zakazane izložbe
• Nezavršetak odita će se smatrati prekidom registracije izložbe pri ABC.
• Izložbe koje su otkazale svoju registraciju nisu u mogućnosti da se odituju narednih 6 meseci od dana otkazivanja i ne mogu prijaviti za naknadni odit otkazane izložbe, sve dok se novi odit ne sprovede.

3.2.1 Otkazivanje izložbe

Članovi mogu otkazati izložbu ako ispunjavaju sledeće uslove:
• Da je ABC obavešten o otkazivanju odita unapred pre početka izložbe
• Da nema preteranih zamerki oko sprovođenja odita registrovane izložbe.
• Da je odit prethodne izložbe obavljen
• Da su izmirene sve obaveze prema ABC

Ako neki od ovih uslova nije ispunjen ABC će otkazati registraciju izložbe i objaviti vest na svom vebsajtu i drugim ABC publikacijama.

3.2.2 Prelaz organizacije izložbe drugom ABC članu

• Prethodni organizator/vlasnik izložbe je dužan da obavesti ABC, u roku od 30 dana od promene, da je izvršena promena organizatora/vlasnika.
• Novi organizator/vlasnik je dužan da obavesti da li je spreman da nastavi odit izložbe. U slučaju da organizator/vlasnik nije spreman da nastavi odit, ona će biti otkazana.
• Sve obaveze prema ABC koje je imao prethodni organizator/vlasnik, preuzima novi.
• U slučaju da neki od ovih stavki nisu ispunjene ABC će smatrati da je došlo do otkazivanja izložbe.

3.2.3 Prelaz organizacije izložbe organizatoru koji nije član ABC

• Odit će biti prekinut po transferu vlasništva.
• Novi vlasnik gubi pravo korišćenja ABC logoa na dan transfera vlasništva.
• Vlasnik ima pravo da odmah zatraži prijem u članstvo ABC Srbija

3.3 IZJAVA ORGANIZATORA

Organizator izložbe u Izjavi organizatora navodi okvirni broj posetilaca. Podaci koje dostavi organizator je osnova za informacije koje će se kasnije pojavljivati u Standardnom sertifikatu posete.

3.4 PRIJEM IZJAVE ORGANIZATORA

Izjava organizatora se mora dostaviti najkasnije 30 dana pre početka izložbe ili predstave. 

3.5 IZDAVANJE STANDARDNOG SERTIFIKATA POSETE

• Po prijemu Izjave organizatora, i posle završetka izložbe, organizator popunjava Standardni sertifikat posete. Podaci iz Standardnog sertifikata posete se objavljuje po završetku izložbe.  
• ABC zadržava pravo da izvrši proveru podataka koji su spomenuti u Standardnom sertifikatu posete pre izdavanja ABC Sertifikata. 
Razlozi za sprovođenja odita po prijemu sertifikata, mogu biti:
- Velike promene u broju posetilaca u odnosu na prethodne izložbe 
- Promene pri načinu registracije posetilaca
- Promene mesta održavanja ili teme same izložbe.

3.5.1 Izmene podataka objavljenih u Standardnom sertifikatu posete

• Organizatori imaju pravo da zatraže korekcije u Standardnom sertifikatu posete 5 radnih dana od slanja sertifikata, odnosno pre nego što se podaci javno objave.
 • ABC ne može posle 5 radnih dana vršiti izmene Standardnog sertifikata posete izuzev ako je sproveden odit i ABC izveštaj o oditu naknadno objavljen. 

3.5.2 Trajanje ABC sertifikata

• ABC Sertifikat o poseti je aktuelan tri meseca posle održavanja sledeće izložbe koja je oditovana kod istog organizatora. Dan isteka sertifikata se objavljuje na sertifikatu. 

3.7 OBJAVLJIVANJE PODATAKA O POSETI 

• Podaci o broju posetilaca postaju javni pet radnih dana po prijemu Standardnog sertifikata posete i biće objavljeni na ABC vebsajtu www.abcsrbija.com.
• Organizator ima pravo da obustavi objavljivanje svojih podataka pre objavljivanja podataka a najkasnije danom objavljivanja  podataka. 

3.8 PROCEDURA VERIFIKACIJE

Odit će biti sproveden za svaki izdati ABC Sertifikat o poseti.
• ABC će uvek verifikovati prvi odit svake izložbe posle prijema Standardnog Sertifikata posete i po obavljenom oditu izdati ABC Sertifikat posete.
Sledeća izložba će proći verifikaciju u periodu do šest meseci od objavljivanja Standardnog sertifikata posete.
• Postoji mogućnost da se sprovede i drugi odit pre izdavanja ABC Sertifikata posete u zavisnosti od rezultata prvog odita. To se može sprovesti u dogovoru između organizatora i ABC.
• ABC će sprovesti preliminarne provere i potom izvršiti brojanje karata i pregled finansijske dokumentacije potrebne za utvrđivanje broja prodatih ulaznica. 
• ABC i organizator će se dogovoriti za dan i vreme sprovođenja odita. 
• ABC će sem podataka o poseti, proveriti i objaviti broj učesnika, broj štandova i broj izdatih propusnica.

3.8.1 Pristup dokumentaciji
• Oditorima se mora omogućiti pristup potrebnoj dokumentaciji i finansijskim podacima koji potvrđuju iskazani broj posetilaca u Standardnom sertifikatu posete. 

3.8.2 Vreme odita
Poseta izložbi je potvrđena brojem posetilaca tokom procesa odita, koji bi trebao da bude sproveden odmah po završetku izložbe. Maksimalno vreme koje je dozvoljeno za sprovođenje odita je šest meseci od objavljivanja Standardnog sertifikata posete.

3.8.3 Rezultat odita
• ABC će po završetku odita dobiti potvrdu od ABC da je odit obavljen. U okviru te potvrde organizator će dobiti i uputstva koja će mu pomoći da smanji moguće greške pri narednom oditu.

 3.8.4 Čuvanje podataka
• Svi podaci (finansijski i drugi) koji potvrđuju moraju se čuvati do izdavanja sertifikata sledeće izložbe. 
• Jedini izuzetak su liste plaćenih ulaznica, besplatne karte i voučeri koji se mogu uništiti posle obavljenog odita. 


4. BROJ POSETILACA


4.1 UVOD

Ukupni broj posetilaca koji se prikazuje na Standardnom sertifikatu posete je sastavljen od Ukupnog broja plaćenih poseta i Ukupnog broja drugih poseta.

4.2 KATEGORIJE PLAĆENIH POSETA

Ukupan broj poseta je sastavljen od plaćene posete, definisane kao broj posetilaca koji su ušli na izložbu plativši cenu ulaza i besplatne posete, definisane kao broj posetilaca koji su prisustvovali izložbi besplatno.

4.3 PLAĆENA POSETA
• Plaćena poseta podrazumeva da je posetilac platio kartu najmanje u vrednosti od 10% od najviše cene karte.
Na primer: Ako je cena ulaznice 500 dinara, posetilac koji je platio 50 dinara kartu pripada kategoriji plaćene posete.
• U slučaju da je platio ispod 10% od najviše cene karte, posetilac se smatra da pripada kategoriji besplatne posete. 

4.3.1 Tehnički zahtevi za oditovanje pojedinačnih karata

• Organizator u zavisnosti od svoje poslovne strategije donosi rešenje o visini cene karte. U okviru toga donosi rešenje o kategorijama i ceni karata za određene kategorije posetilaca.
• U slučaju različitih cena, organizator mora izdati i različite tipove karata za svaku kategoriju.
• Organizatori su dužni da čuvaju podatke o svim izdatim tipovima karata. 
• Drugi podaci su takođe potrebni u slučaju da je prodaja izvršena na mestu izložbe ili na nekom drugom mestu. 

4.3.2 Tehnički zahtevi za oditovanje karata i vaučera

Određeni broj posetilaca ulazi na izložbu plaćajući ulaz ispod vrednosti karte korišćenjem ili davanjem vaučera. Ovi posetioci se broje kao plaćene posete ako su platili minimum 10% od najviše cene karte. Za sprovođenje odita, potrebno je da:

• Organizator poseduje listu svih izdatih tipova vaučera, sa njihovim cenama. 
• Posetilac mora predati vaučer pri kupovini ulaznice. 
• Organizator mora zadržati primljene voučere za potrebe odita.
• Da bi se olakšalo brojanje, vaučeri moraju biti razdvojeni po tipovima i brojani na dnevnoj bazi. Vaučeri moraju da budu raspoređeni po tipu vaučera u svežnjevima, gde na počeku svakog svežnja se napominje broj vaučera u svežnju
• U podacima o naplati ili u podacima o primljenim vaučerima, organizator treba da napomene i sledeće informacije:
- Naziv izložbe i datum
- Izvor vaučera. Na primer, 1. novine, 2. magazini
- Ukupan broj svakog tipa vaučera 
• Pojedinačni vaučer može glasiti za jednog posetioca, izuzev ako nije grupni vaučer
• Ako je korišćen grupni vaučer, organizator mora predstaviti tačan broj posetilaca koji su koristili vaučer. 

4.3.3 Tehnički zahtevi za oditovanje prodaje karata preko posrednika

To je prodaja dve ili više karata jednoj strani koja kasnije vrši redistribuciju tih karata do krajnjeg korisnika.
• Odit tretira plaćenu kartu, po ovom osnovu, ako je iznos uplate od strane posrednika prikazao da je organizator primio najmanje 10% od najskuplje pojedinačne karte. U slučaju ako je cena karte date posredniku ispod 10% od najskuplje pojedinačne karte odit je tretira kao besplatnu kartu.
• Prodaja preko posrednika mora biti izvršena pre posete izložbi.
• Karta prodata na ovakav način mora biti odvojena od drugih već spomenutih tipova karata.
• Organizator mora imati spisak svih prodatih karata preko posrednika
• Broj prodatih karata preko posrednika, organizator mora potvrditi adekvatnim dokumentima u kojima će se prikazati broj posetilaca koji su kupili kartu kao i koliko su platili.
• Potrebno je pribaviti i dokaz o plaćenim nalozima.

4.4 PRODAJA KARATA NA LICU MESTA

Prodaja karata na licu mesta podrazumeva prodaju karata na ulazu izložbe.  ABC verifikuje broj prodatih karata kontrolom prikupljenog novca na blagajni i broja prodatih karata od strane organizatora.
• Podaci o prodaji karata na licu mesta moraju sadržavati broj, cenu i vrstu karte. Ove podatke mora pratiti i adekvatna uplata na bankovni račun koja potvrđuje podatke. 
• Dnevni podaci o prodaji u toku trajanja višednevne izložbe moraju biti dostupni oditorima.  
• Vraćeni vaučeri za koje je izdata karta takođe moraju biti dostupni oditorima. 
• Podaci o uplatama sa blagajni po danima
• Karte prodate na licu mesta nije potrebno čuvati zbog provere, izuzev ako sam organizator ima tu želju.
 
4.5 PRETPRODAJA KARATA

Pretprodaja karata je prodaja karata posetiocima pre dana kada su posetioci prisustvovali izložbi.

• Karte u pretprodaji se mogu kupiti na blagajni, kod agencije koja prodaje karte u ime organizatora, interneta itd.
• Organizator mora da sačuva kartu ili deo karte pri ulasku kako bi potvrdio ulazak posetioca.
• Svaka karta mora da ima cenu i datum (ako je određen) odštampan na karti. Ako organizator odluči da sakuplja samo deo karte onda na tom delu mora da stoji cena karte.
• Podaci o pretprodaji karata moraju da sadrže podatke o izložbi i datumu održavanja, broj karata puštenih u pretprodaji, mesta na koje su poslate karte i broj poslatih karata i ukupni prihod od prodaje karata. 
• Ako se kontrola pri ulazu vrši preko barkoda, organizator nije dužan da sakuplja karte ili delove karata.
- Na izložbi barkodirane karte moraju se overiti. Elektonski podaci o overi se moraju čuvati po danima i dostupni oditorima. 

4.5.1 Pretprodaja karata – čuvanje podataka

• Karte koje su prodate u pretprodaji se moraju čuvati kod organizatora i čuvane posebno od besplatnih i prodatih karata na licu mesta (ako je vršeno skupljanje).
• Karte se moraju odvajati po danima i po ceni karte, kako bi se mogla utvrditi poseta po danu.
• Karte se moraju čuvati u svežnjevima sa brojem karata na vrhu svežnja. 
• Podaci o broju prodatih karata u pretprodaji moraju sadržati sledeće: 
- Broj prodatih karata sa mestom prodaje
- Naziv izložbe
- Datum izložbe
- Naziv mesta gde je karta prodata
- Tip karte i njegova cena
- Broj vraćenih karata
- Ukupna vrednost vraćenih karata


4.5.2 Pretprodaja karata korišćenjem barkod sistema

Baza barkodiranih karata u pretprodaji mora biti dostupna za odit. Baza mora sadržavati sledeće podatke:
- Ime i adresu kupca
- Broj i tip karte
- Datum posete
- Cenu karte
- Broj karte ili baroda
- Elektonsku potvrdu o poništavanju karte za pojedinačni dan

4.5.3 Nemogućnost prikupljanja isečaka
U slučaju da organizator nije u mogućnosti da vrši prikupljanje isečaka od karata ili samih karata, ABC može da sprovede dodatne testove kako bi dokazala broj posetilaca. U ovom slučaju, organizator mora da kontaktira ABC za dalje delovanje. Pošto ovo zahteva dodatno vreme, cena odita će se utvrditi između ABC i organizatora pre početka dodatnih radnji. 

4.6 SEZONSKE KARTE

Posetioci sa sezonskim kartama mogu se uključiti pod plaćenu posetu pod sledećim uslovima:
• Da je pojedinac platio minimum 10% po danu od najveće cene za jednu kartu 
• Da svaka sezonska karta ima svoj broj
• Da organizator vodi spiskove svih kupaca sezonskih karata. Ovi spiskovi moraju imati:
- Ime kupca
- Adresu i telefonski broj
- Broj kupljenih karata
- Tip karte i iznos plaćanja
- Jedinstveni broj ili brojeve ukupno prodatih sezonskih karata 
• Finansijske dokaze koji potkrepljuju podatke o prodatim sezonskim kartama 
• Evidencija ulaska osobe sa sezonskom kartom po danima izložbe. Drugačija merenja koja koriste barkod sistem takođe mogu biti korišćena. 
• Više ulazaka osobe sa sezonskom kartom tokom jednog dana izložbe evidentira se kao jedan ulaz za jedan dan.
• Sezonska karta mora biti validna kada je evidentiran ulazak.

4.7 BESPLATNA POSETA

Besplatna poseta se odnosi na posetioce koji nisu platili ulaznicu, ili su platili ulaz manje od 10% od najviše cene karte za taj dan. Da bi se vodili kao ukupna poseta potrebno je da organizator ispuni sledeće uslove:

Za besplatne karte koje imaju ime i adresu posetioca 

• Posetilac mora predati besplatnu kartu pri ulasku na izložbu. 
• Besplatne karte se čuvaju odvojeno od drugih karata na isti način kao što je opisano za druge vrste karata. Karte koje imaju ime i adresu se moraju odvojiti od karata koje ne glase na ime i adresu posetioca. 
• Pri oditu ABC će izvršiti pregled uzorka karata. 
• Ako se koristi sistem barkodova, a organizator ne čuva podatke o imenu i adresi, onda se karte čuvaju kao što je iznad spomenuto
• Ako se koristi sistem barkodova koji se upoređuje sa registracionim sistemom onda važi sledeće:
- Sistem registracije mora omogućiti podatke sa sledećim detaljem:
- Ime i adresu pojedinca koji je kupio kartu
- Datum posete
- Naziv izložbe
- Broj karte/barkoda
- Elektronski podatak o poništenju barkoda mora se čuvati  po danima i mora biti dostupna oditorima.
- Pri oditu ABC će proveravati kontrolni isečak besplatnih karata kako bi potvrdila broj.  
- Registrovani ulazak više puta jedne iste osobe se računa kao jedna poseta. 
 
Za besplatne karte za koje organizator nema podatke o imenu i adresi

Karte koje nemaju ime i adresu posetioca će se računati pod ukupnu posetu samo pod sledećim uslovima:

• Posetilac mora predati besplatnu kartu pri ulasku na izložbu. 
• Karte se čuvaju odvojeno od drugih karata na isti način kao što je opisano za druge vrste karata. Karte koje imaju ime i adresu se moraju odvojiti od karata koje ne glase na ime i adresu posetioca. 
• Besplatna karta mora imati svoj broj 
• Spisak izdatih besplatnih karata mora se čuvati.
Spisak mora sadržati ime, ime kompanije, adresu, broj telefona osobe kojoj su karte namenjene i broj karata koje su mu izdate, uključujući serijske brojeve karata. 
• Pri oditu ABC će kontrolisati uzorak upoređujući serijske brojeve na kartama koje su skupljene na ulazu, sa spiskovima izdatih karata. ABC će kontaktirati na principu slučajnog uzorka osobu sa liste kako bi potvrdila broj karata koje je ta osoba primila. 
• Za posetioce koji su platili manje od 10% od najviše cene ulaznice, spiskovi moraju biti isti kao i kod plaćenih ulaznica.

5. POSETE PO DRUGOM OSNOVU

5.1 UVOD

Ukupan broj poseta po drugom osnovu prikazan u Sertifikatu posete je broj posetilaca koji su zaposleni u organizaciji izložbe, zaposleni kod izlagača, novinari. Svi spomenuti ulaze besplatno na izložbu. Kada se Ukupna poseta izložbi spominje u nekom materijalu organizatora, potrebno je spomenuti i broj ovih poseta. 

5.2 ZAPOSLENO OSOBLJE IZLAGAČA

Ova kategorija se odnosi na osoblje izlagača koje prisustvuje izložbi. Postoje dva načina kako organizatori mogu prikazati broj osoblja.
1.    Broj osoblja se prikazuje po izložbi
2.    Broj osoblja se prikazuje za svaki dan posebno
Svaki Sertifikat posete u fusnoti mora imati obaveštenje koji je metod korišćen od strane organizatora.

5.2.1 Brojanje osoblja

• Organizatori bi trebali da koriste neki sistem brojanja kao što je barkod ili neki drugi elektronski sistem kako bi evidentirali osoblje izlagača.
• Organizatori moraju detaljno predstaviti svoj sistem pre početka izložbe. 
• Ukoliko organizator nije u mogućnosti da dokaže broj osoblja izlagača, njihov broj neće biti uvršćen u Sertifikat posete. 
• Organizator mora imati podatke o izlagačima i to naziv kompanije, adrese, i broj osoblja i datume kada su prisustvovali izložbi.
• Organizator mora obezbediti informacije o ulasku osoblja za svaki dan pojedinačno.
• Više ulazaka jedne osobe tokom dana se smatra kao jedan ulazak na izložbu. 
• Podaci o poseti moraju se čuvati u elektronskom formatu.
• Pri oditu, ABC će proveravati sve ulaske osoblja po danu tokom trajanja izložbe.

5.3 ZAPOSLENO OSOBLJE ORGANIZATORA

Ova kategorija se odnosi na osoblje koje je zaposleno ili plaćeno od strane organizatora. Ovo se odnosi samo na osoblje koje je zaposleno u okviru izložbe kao na primer, obezbeđenje, radnici u kafeteriji, održavanje itd.
• Osoblje organizatora može se brojati jedanput.
• Po zahtevu, osoblje organizatora može se prikazati odvojeno u Sertifikatu posete. 
• Po zahtevu, osoblje organizatora se može prikazati u ukupnoj poseti. 

5.3.1 Brojanje osoblja
• Organizator posle organizovanja izložbe, obezbeđuje spisak svih zaposlenih koji su prisustvovali i radili na izložbi.
• Podaci na spisku moraju da sadrže Ime i prezime, naziv radnog mesta i adresa zaposlenog
• ABC će na uzorku proveriti da li su navedena lica zaposlena na izložbi i da li su prisustvovali izložbi. 
• ABC po potrebi može da proveri i platni spisak. 

5.4 NOVINARI

Ova kategorija se odnosi na novinare koji prisustvuju izložbi. 

5.4.1 Način brojanja
• Organizatori bi trebali da koriste neki sistem brojanja kao što je barkod ili neki drugi elektronski sistem kako bi evidentirali broj novinara .
• U nedostatku barkod sistema koji bi mogao da meri posetu po danima, poseta novinara se izračunava samo jednom bez obzira na broj dana koji su posećivali.
• U nedostatku barkod sistema posete novinara su jednake broju izdatih pres kartica.

5.4.2 Novinari - odit
• Organizator mora posedovati spisak novinara sa imenom i prezimenom, nazivom kompanije, adresom i brojem izdatih pres-kartica. 
• ABC će tokom odita vršiti proveru na uzorku sa spiska organizatora i proveriti broj izdatih pres-kartica koje su primili novinari. 


6. UKUPNA POSETA I SERTIFIKAT
 
6.1 UVOD
Standardni sertifikat posete daje podatak o Ukupnom broju poseta, koja je sadržana od Broja posetilaca i Posete po drugom osnovu. Zbog obimnosti dokumentacije koja je potrebna za odit, organizator bi trebao da pre odita preda izveštaj u kojem bi popunio podatke potrebne za lakše obavljanje odita. U izveštaju bi trebao da prikaže posetu po danima i prihod po danima.  

6.2 IZVEŠTAJ O POSETI
• Izveštaj posete treba da poseduje sledeće informacije:
Prikaz posete po danima:
– Naziv izložbe i datum
– Broj posetilaca po danu, predstavljenih po tipu kupljenih karata.
Prikaz prodatih karata po danima;
– Naziv izložbe i datum
– Tip karte i cenovnik
– Broj prodatih karata
– Neto prihod 
– Bruto prihod.

7. PODACI O IZLAGAČIMA

7.1 UVOD
Sertifikat posete daje podatke i o broju kompanija koje učestvuju i broju zauzetih štandova.  
7.2 UKUPAN BROJ ZAUZETIH ŠTANDOVA
• Broj zauzetih štandova uključuje sve štandove koji su zauzeti i dostupni svim posetiocima izložbe. 
•  Uključuje štandove koji mogu biti plaćeni, besplatni ili iznajmljeni po nekom drugom osnovu. 
• U broj štandova se ne uključuju restorani, mesta za odmor, konferencijske sale, itd. 

7.3 BROJ KOMPANIJA-UČESNIKA 
• Broj kompanija za koje organizator ima potvrdu da će prisustvovati izložbi.

7.4 ODIT 
• Organizator mora imati dokaz o zakupu svakog štanda koji je uključen u Sertifikat. 
• Plan rasporeda štandova sa brojem štanda i nazivom kompanije koja ga je iznajmila. 
• Deo štanda koji je izlagač izdao u podzakup drugom izlagaču računa se kao poseban štand pod određenim uslovima: 
– Da katalozi izložbe pokazuju da se radi o podeljenim štandovima ili da izlagač dostavi dokaz o podeli štanda sa drugim izlagačima. 
– Da posetioci mogu jasno da uoče razliku između izlagača koji dele štand.
Organizator mora dostaviti na uvid Listu izlagača, broj štandova, broj zauzetih štandova i dimenzije štandova. 

PRILOG JEDAN – Potrebni dokumenti za odit

Prodaja na licu mesta
1. Preuzeti vaučeri po danima i sumirani broj vaučera po danima
2. Knjiga evidencija prometa usluga (KEPU knjiga) i dnevna blagajna
3. Izdati računi koji potvrđuju dnevni pazar
4. Izvodi iz banke koji potvrđuju dnevne uplate pazara
5. Potvrda plaćanja karticom
Prodaja karata u pretprodaji
1.  Isečak karte uzet po danima
2. Uplata novca sa blagajne na račun (uključujući i broj prodatih karata i finansijske dokaze koji potvrđuju izvode iz banke)
3. Spisak imena i adresa osoba koje su kupile karte u pretprodaji. 
Prodaja preko posrednika
1. Isečak karte uzet po danima
2 .Fakture koje potvrđuju da su karte prodate posredniku
3 .Izvodi iz banke koji pokazuju uplatu novca od kupljenih karata
Besplatne karte
1. Broj karata preuzetih po danu (računajući imena i adrese)
2. I/ili spisak koji pokazuje raspodelu besplatnih karata
Izlagači i novinari
1. Registracija izdatih karata ili akreditacija za novinare
2. Karte ili knjiga koji evidentira ulazak novinara
3. Spisak novinara
4. Spisak izlagača, njihove prijave i broj izdatih legitimacija
Organizator
1. Spisak zaposlenih lica kod organizatora
Pregled podataka o poseti
1. Sav radni materijal i dokumentacija potrebna za pripremu Standardnog sertifikata posete
Prostor zauzet štandovima i broj štandova
1.Plan rasporeda štandova
2.Lista izlagača
3. Katalozi izlagača

PRILOG DVA – Klasifikacija izložbi